Términos de Servicio

1. Aceptación de los Términos

Al registrarse, acceder o utilizar la plataforma NacarOS(el “Servicio” o la “Plataforma”), usted (“Clínica”, “Usuario” o “usted”) acepta estos Términos de Servicio y la Política de Privacidad. Si no está de acuerdo, no use el Servicio.

Si acepta en nombre de una clínica, consultorio o persona jurídica, declara tener autoridad para vincular a esa entidad. El registro de un miembro del equipo bajo invitación también implica la aceptación de estos Términos en la medida en que le apliquen.

2. Descripción del Servicio

NacarOS es un software como servicio (SaaS) de gestión para clínicas y consultorios odontológicos. El alcance puede incluir, entre otras, las siguientes capacidades (según el plan y la configuración de la Clínica):

• Agenda de citas, lista de espera, recordatorios y agendamiento público.
• Expediente clínico digital: pacientes, anamnesis, notas, odontograma, periodontograma, radiografías y fotos clínicas.
• Presupuestos, cuotas, cobros, membresías clínicas, inventario y reportes operativos.
• Documentos generados en la app (presupuestos, recetas, consentimientos e indicaciones en PDF u otros formatos).
• Enlaces públicos con token (ficha compartida, anamnesis del paciente, órdenes de laboratorio y flujos similares).
• Comunicación con pacientes o con el equipo vía integraciones (WhatsApp, correo, Gmail, notificaciones push y, cuando esté disponible, Telegram u otros canales).
• Asistentes de inteligencia artificial (dictado, resúmenes, extracción de datos, indicaciones post-tratamiento y automatizaciones de apoyo).

El Servicio se ofrece “tal cual” y puede evolucionar. Funciones en prueba, beta o con límites de cuota pueden cambiar, pausarse o retirarse sin que ello genere derecho a indemnización, salvo lo que la ley imperativa imponga.

3. Elegibilidad y uso profesional

• El Servicio está orientado a profesionales y establecimientos de odontología (u operadores autorizados por ellos). Usted declara contar con la habilitación, permisos y seguros profesionales que exija su jurisdicción para ejercer y para tratar datos de salud.
• NacarOS no es un prestador de servicios de salud, no atiende pacientes y no interviene en la relación clínico-paciente.
• El Servicio no es un dispositivo médico ni un sistema de diagnóstico certificado. No se ofrece para uso de emergencia (urgencias médicas, triage de riesgo vital o sustitución de atención presencial).
• Usted es responsable de que el uso del Servicio cumpla la normativa sanitaria, de protección de datos, fiscal, laboral y de telecomunicaciones aplicable en su país o región.

4. Cuenta, equipo y seguridad

Debe registrar una cuenta con información verídica y mantenerla actualizada. Sobre el acceso y el equipo:

• Usted es responsable de la confidencialidad de credenciales, dispositivos y sesiones, y de toda actividad realizada bajo su cuenta o las de su clínica.
• Si invita usuarios (asistentes, doctores, administradores), es responsable de asignar roles adecuados, revocar accesos al terminar la relación laboral o profesional, y de las acciones de esos usuarios sobre datos de pacientes.
• Debe notificar de inmediato a soporte ante sospecha de acceso no autorizado, filtración de credenciales o uso indebido de enlaces públicos.
• Queda prohibido compartir una misma cuenta entre personas no autorizadas o eludir límites de asientos, trial o cuotas del plan.

5. Período de prueba (14 días)

Toda cuenta nueva incluye 14 días de prueba gratuita. Durante la prueba aplican límites razonables anti-abuso (por ejemplo: tope de pacientes, un usuario y cuotas en dictado por voz y bot de WhatsApp). Si al vencer la prueba no activa un plan de pago, la cuenta pasa a modo solo-lectura: puede ver y exportar lo cargado, pero no crear ni editar hasta reactivar un plan.

6. Suscripción, pagos y cancelación

• Los planes se pagan por adelantado (mensual o anual) mediante los métodos habilitados en la Plataforma, que pueden incluir tarjeta a través de Lemon Squeezy y/o criptomoneda (USDT u otros que se indiquen).
• Los procesadores de pago son terceros independientes. NacarOS no almacena números completos de tarjeta. Aplican además los términos de esos procesadores.
• Si un cobro recurrente falla, puede otorgarse un período de gracia (p. ej. 7 días) antes de restringir escrituras o suspender funciones. Tras la gracia, la cuenta puede pasar a solo-lectura y, cumplidos los plazos de retención, a eliminación de datos según la sección de retención.
• Puede cancelar cuando quiera; el acceso de pago continúa hasta el final del período ya abonado, salvo suspensión por incumplimiento de estos Términos.
• Los precios, monedas e impuestos mostrados en el checkout son los aplicables al momento de la compra. Cambios de tarifa se comunican según la sección de modificaciones y no afectan el período ya pagado.
• Salvo obligación legal o error de cobro imputable a NacarOS, los pagos no son reembolsables una vez iniciado el período de servicio correspondiente.

7. Precio fundador

Las primeras 30 clínicas pueden obtener un precio fundador bloqueado de por vida: mientras la suscripción permanezca activa de forma continua, ese precio no sube. Si la suscripción se cancela y luego se reactiva, el precio fundador se pierde y aplica la tarifa vigente al reactivar.

8. Programa de referidos B2B

Puede referir a otros odontólogos con su código. La recompensa (p. ej. mes gratis) se otorga solo cuando el referido realiza un pago real y mantiene su suscripción activa al menos 30 días. Las recompensas no son canjeables por dinero. Los beneficios de nivel se recalculan según referidos activos: si un referido cancela, el nivel se ajusta. Nos reservamos el derecho de anular recompensas por autorreferidos, cuentas duplicadas, abuso o fraude.

10. Herramientas clínicas y documentos

La Plataforma permite registrar y generar contenido clínico. Sobre ese uso:

• Exactitud del expediente: la Clínica es responsable de la veracidad, integridad, actualización y legibilidad de lo que registra (incluyendo datos importados desde Excel u otros sistemas).
• Odontograma y periodontograma: son representaciones digitales de apoyo. No reemplazan la exploración clínica ni las normas de historia clínica de su jurisdicción (p. ej. requisitos de MINSA u organismos locales).
• Recetas e indicaciones: los PDF o textos generados son plantillas o borradores de trabajo. La validez legal de una receta, el cumplimiento de normas sobre medicamentos controlados y la firma profesional corresponden a la Clínica.
• Consentimientos informados: las plantillas y firmas capturadas en la app son herramientas. Su eficacia legal depende de la ley local y de que la Clínica cumpla el deber de información al paciente. NacarOS no garantiza que un consentimiento generado en la app sea suficiente ante un reclamo judicial o regulatorio.
• Anamnesis (incl. enlace público): la información declarada por el paciente es una declaración del paciente. La Clínica debe revisar y confirmar lo relevante antes de tratar. Un enlace de anamnesis no sustituye la entrevista clínica cuando la situación lo exija.
• Automatizaciones clínicas (closed-loop y similares): pueden proponer o ejecutar pasos de apoyo (nota, inventario, presupuesto, etc.) según configuración. La Clínica debe revisar resultados, especialmente cuando afecten stock, dinero o el expediente.
• Imágenes clínicas y composiciones: el uso de fotos/radiografías (incluido antes/después con marca de agua) para marketing o redes requiere base legal y, cuando aplique, autorización del paciente. La Clínica es responsable de ese uso externo.

11. Membresías clínicas (no son seguros)

Las membresías, planes de beneficios o descuentos configurados en NacarOS son acuerdos comerciales entre la Clínica y sus pacientes, gestionados con software de apoyo. No constituyen un seguro médico, póliza, cobertura aseguradora ni producto regulado de seguros.

• La Clínica define precios, cupos, descuentos, condiciones y comunicación al paciente. NacarOS no es parte del contrato Clínica–paciente.
• Queda prohibido presentar las membresías de la Plataforma como “seguro”, “cobertura” o “deducible” de forma que induzca a confusión regulatoria o al consumidor.
• Errores de configuración (cupos, descuentos automáticos, vencimientos) son responsabilidad de la Clínica; debe verificar antes de cobrar o atender bajo un plan.

12. Herramientas financieras

• Presupuestos, abonos, cuotas, saldos y reportes son herramientas de gestión interna de la Clínica. No sustituyen por sí solos una factura fiscal electrónica ni el cumplimiento tributario, salvo que la Clínica integre o emita esos documentos por otros medios exigidos por ley.
• Tipos de cambio, redondeos y totales mostrados son orientativos del flujo de trabajo. La Clínica valida montos cobrados al paciente.
• NacarOS no es un procesador de pagos del paciente final ni un banco. Cobros del paciente a la Clínica se gestionan fuera o al margen del SaaS, salvo integraciones que se indiquen expresamente.

13. Custodia de datos y obligaciones de la Clínica

NacarOS aplica medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables (cifrado en tránsito, controles de acceso, aislamiento multi-tenant y prácticas de almacenamiento en la nube). Aun así:

• La Clínica es el Responsable del Tratamiento (Data Controller) de los datos personales y de salud de sus pacientes.
• NacarOS actúa como Encargado del Tratamiento (Data Processor) para prestar el SaaS conforme a las instrucciones que usted da al usar la Plataforma.
• La Clínica garantiza contar con base legal adecuada (consentimiento u otra base reconocida en su jurisdicción) para recolectar, almacenar en la nube, compartir por enlaces, enviar mensajes y, si aplica, procesar datos con IA.
• La Clínica es responsable de plazos legales de conservación de historias clínicas en su país. La eliminación por baja de cuenta en NacarOS no la exime de archivar lo que la ley local le obligue a conservar fuera del Servicio.
• La Clínica no debe cargar datos ajenos a su práctica legítima ni usar el Servicio para espiar, hostigar o vulnerar derechos de terceros.

15. Comunicaciones, bots y marketing

Según configuración, la Clínica puede enviar o recibir mensajes por WhatsApp, correo (incluido Gmail vía OAuth), SMS u otros canales, y usar bots o automatizaciones (recordatorios, confirmaciones, deudas, lista de espera, campañas, resúmenes al doctor).

• Términos de terceros: el uso de WhatsApp/Meta, Google/Gmail, proveedores de correo u otros canales está sujeto a sus políticas. NacarOS no controla bloqueos, bans, límites de API ni cambios de esos proveedores.
• Suspensiones de canal: NacarOS no responde por números o cuentas bloqueadas por spam, volumen, plantillas no aprobadas o incumplimiento de políticas del proveedor.
• Contenido y consentimiento: la Clínica es responsable del contenido de cada mensaje, de tener base legal para contactar al destinatario (incl. marketing o recalls) y de respetar opt-outs (p. ej. no contactar, no recordatorios).
• Bot de WhatsApp (paciente): es un canal de la Clínica hacia el paciente (citas, dudas básicas, escalamiento). No sustituye atención de urgencias. Mensajes del bot o del LLM pueden errar; la Clínica debe supervisar, especialmente escalaciones y ofertas de cupo.
• Bot / asistente interno (p. ej. Telegram del doctor): está pensado para el equipo de la Clínica, no para el paciente final. Quien lo conecta es responsable de no exponer el acceso a terceros.
• Datos de conversación: para que el bot funcione pueden almacenarse estado de sesión, contexto reciente y metadatos necesarios en la infraestructura del Servicio. No use el chat como único repositorio de historia clínica sensible; registre lo clínicamente relevante en el expediente.
• Gmail y campañas: al conectar Gmail, usted autoriza el alcance OAuth mostrado (p. ej. redactar borradores). Los envíos y la lista de destinatarios son decisión de la Clínica. NacarOS no garantiza la entrega ni la ausencia de spam en el proveedor de correo.
• Ofertas de cupo / lista de espera: las citas generadas por reclamo de cupo pueden quedar pendientes de confirmación del profesional. La Clínica decide si confirma; no hay compromiso automático de agenda sin esa validación cuando el flujo así lo defina.

16. Enlaces públicos y auto-servicio

La Plataforma puede generar URLs con token de un solo uso o de vigencia limitada (p. ej. compartir presupuesto/ficha, anamnesis del paciente, orden de laboratorio, agendamiento público).

• Quien posee el enlace puede ver o enviar la información que ese enlace expone. La Clínica debe distribuir enlaces solo a destinatarios legítimos y revocarlos o dejarlos vencer cuando corresponda.
• NacarOS aplica medidas anti-abuso (p. ej. tokens no predecibles, respuestas genéricas ante enlaces inválidos). Aun así, la filtración de un enlace por la Clínica o el paciente queda fuera del control de NacarOS.
• El agendamiento público depende de la configuración y disponibilidad publicada por la Clínica. Puede haber desajustes de horario, huso o doble reserva en escenarios concurrentes; la Clínica confirma o reacomoda según su práctica.
• Enlaces a laboratorios u otros terceros implican que la Clínica elige qué datos compartir con ese tercero. NacarOS no audita la confidencialidad del laboratorio receptor.

17. Servicios de terceros e infraestructura

El Servicio se apoya en proveedores de infraestructura y funciones (por ejemplo: alojamiento y base de datos en la nube, autenticación, almacenamiento de archivos, IA, pagos, correo, mensajería, monitoreo de errores). Esos terceros actúan como subprocesadores o servicios independientes según el caso.

• Una interrupción, cambio de API o incidente de un tercero puede afectar la disponibilidad o una función concreta sin que NacarOS garantice continuidad total.
• El detalle de categorías de datos y subprocesadores relevantes se describe en la Política de Privacidad. Al usar integraciones opcionales (WhatsApp, Gmail, etc.), usted activa el flujo de datos correspondiente.

18. Retención y eliminación de datos

Cuando una cuenta queda inactiva (prueba no convertida o suscripción cancelada sin reactivación), los datos se conservan en modo solo-lectura durante un período de retención y luego pueden eliminarse de forma permanente:

• Prueba que nunca pagó: retención típica de 30 días.
• Cuenta que pagó y se dio de baja: retención típica de 90 días.

Durante ese período intentaremos avisar por correo (p. ej. a 30, 7 y 1 día del borrado) con opción de exportar y reactivar. Es su responsabilidad exportar y respaldar la información antes del vencimiento. Cumplido el plazo sin reactivación, datos y archivos (incluidas fotos y radiografías) pueden eliminarse de forma definitiva e irreversible de los sistemas operativos del Servicio. Conservar indefinidamente expedientes de clínicas que ya no usan el Servicio aumenta el riesgo de protección de datos; por eso se eliminan cuando dejan de ser necesarios para prestar el SaaS, sin perjuicio de copias de seguridad residuales con ciclo de vida limitado o de datos que debamos conservar por obligación legal, disputa o seguridad.

Si solicita eliminación anticipada de la cuenta, aplicarán los mismos principios de exportar primero y purga posterior según procesos internos y ley aplicable.

19. Exportación, copias de seguridad y PWA

• La Clínica debe mantener copias de seguridad propias de la información crítica (exportaciones periódicas), además de las salvaguardas del Servicio.
• Funciones offline o de caché en el dispositivo (PWA) pueden mostrar datos desactualizados o requerir sincronización. En conflictos de edición, prevalecen las reglas de fusión del producto; revise el expediente tras reconectar si editó sin red.
• NacarOS no garantiza recuperación de datos borrados por un usuario de la Clínica, por mal uso de importación, o tras el vencimiento del plazo de retención.

20. Propiedad intelectual y uso aceptable

La interfaz, el código, las marcas, los algoritmos y la documentación de NacarOS son propiedad de sus titulares. Se le otorga una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el Servicio mientras tenga una cuenta autorizada. Queda prohibido:

• Copiar, revender, sublicenciar, hacer ingeniería inversa o extraer el software de forma no autorizada.
• Usar el Servicio para fines ilícitos, spam, fraude, suplantación, acoso o vulneración de seguridad (escaneo, abuso de API, elusión de cuotas o multi-tenant).
• Cargar malware o contenido ilegal.
• Presentar el Servicio como si fuera propiedad o certificación oficial de un organismo de salud.

Los datos de pacientes y de la Clínica siguen siendo de la Clínica (y de los titulares de derechos según la ley). NacarOS solo los trata para operar el Servicio.

21. Disponibilidad y fuerza mayor

No se promete un SLA de uptime específico salvo acuerdo escrito aparte. Puede haber mantenimientos, degradaciones o caídas. NacarOS no responde por daños derivados de indisponibilidad, retrasos de red, fallos de terceros, desastres, actos de gobierno, cortes eléctricos, ciberataques de escala o causas de fuerza mayor.

22. Limitación de responsabilidad e indemnización

• En la máxima medida permitida por la ley, NacarOS y sus titulares no serán responsables por daños indirectos, incidentales, lucro cesante, pérdida de datos, daño reputacional o pretensiones de pacientes u otros terceros derivados del uso o la imposibilidad de uso del Servicio.
• Salvo dolo o donde la ley prohíba limitar responsabilidad, la responsabilidad total acumulada de NacarOS frente a usted por cualquier reclamo relacionado con el Servicio se limita al monto efectivamente pagado por usted a NacarOS en los tres (3) meses anteriores al hecho que originó el reclamo (o cero si solo estuvo en prueba gratuita).
• Usted se obliga a defender e indemnizar a NacarOS frente a reclamos de terceros (incluidos pacientes, autoridades o empleados) que deriven de: su práctica clínica; el contenido que registre o envíe; falta de consentimiento o base legal; uso de enlaces, bots o IA; membresías o cobros al paciente; o incumplimiento de estos Términos o de la ley.

23. Suspensión y terminación

Podemos suspender o terminar el acceso, con o sin previo aviso razonable según la gravedad, si: (a) incumple estos Términos; (b) hay riesgo de seguridad o abuso; (c) lo exige la ley o un proveedor crítico; (d) la cuenta permanece sin pago válido tras los plazos de gracia y retención. Usted puede dejar de usar el Servicio y solicitar cierre según los mecanismos de la app o escribiendo a soporte. Las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir (propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, indemnización, ley aplicable) permanecen vigentes tras la terminación.

24. Modificaciones

Podemos actualizar estos Términos. La fecha de “Última actualización” al inicio del documento reflejará el cambio. Si el cambio es material, intentaremos avisarlo por correo o aviso en la app cuando sea razonable. El uso continuado del Servicio después de la entrada en vigor constituye aceptación de la versión actualizada. Si no está de acuerdo, debe dejar de usar el Servicio y exportar sus datos dentro de los plazos de retención.

25. Ley aplicable y contactos

Estos Términos se interpretan de conformidad con las leyes aplicables al prestador del Servicio, sin perjuicio de normas imperativas de protección al consumidor o de datos que le resulten inderogables en su jurisdicción. Ante una controversia, las partes procurarán primero una solución amistosa escribiendo a soporte.

Consultas sobre estos Términos: soporte@nacaros.com. También puede usar los canales de asistencia indicados en la configuración del sistema.